E-DOSSZIÉ

Mit tud?

• A dokumentumok és adatok egységes, együttes, verziózott, kereshető tárolását és szolgáltatását valósítja meg.
• A dokumentumok digitalizált, elektronikusan hiteles változatait dossziékba rendezi. Az egyes dossziékhoz tartozó dokumentumok egyszerűen áttekinthetőek.
• Papír dokumentumokról elektronikusan hiteles (elektronikusan aláírt) másolatot készít, amely megfelel a vonatkozó jogszabályoknak, így bármilyen eljárásban felhasználható.
• Támogatott integrációval rendelkezik egy vezető aláíró szerver automatájával (E-Szignó).
• Beépített szkenner támogatás biztosított (bármilyen TWAIN-kompatibilis szkennerrel).
• Dossziék létrehozhatók úgy is, hogy nem kell átalakítani a meglévő dokumentumtárolási struktúrát.
• A dossziéknak „életútja” van, amely az üzleti folyamathoz igazodik, illetve azt kíséri. A dosszié egy speciális nézetét, csoportosítását mutatja a dokumentumoknak, ezáltal támogatva az ügyviteli folyamatot.
• A rendszer megbízhatóan támogatja a párhuzamos üzleti folyamatokat is. Nem kell várnia az ügyintézőnek csak azért, mert valaki más is dolgozik a dosszién. A párhuzamos módosításokat az üzleti igényeknek megfelelően képes kezelni.
• Kialakíthatók a saját belső folyamatokhoz kapcsolódó státuszok, állapotok, ellenőrzések stb., amelyek megkönnyítik a dokumentumok és dossziék összekapcsolását az üzleti folyamatokkal, ezáltal javítva a kezelést és az áttekintést.
• Kialakíthatók a saját belső folyamatokhoz kapcsolódó státuszok, állapotok, ellenőrzések stb., amelyek megkönnyítik a dokumentumok és dossziék összekapcsolását az üzleti folyamatokkal, ezáltal javítva a kezelést és az áttekintést.
• A dossziék és a dokumentumok történetéről részletes audit feljegyzés történik. Megfelelő jogosultsággal egy dosszié teljes életútja, illetve egy dokumentum összes változata megtekinthető.
• A részletes naplózás eredményeként széles körben készíthetők statisztikák, jelentések, összesítések: dossziékról, dokumentumokról, felhasználói tevékenységekről, ügyintézési időkről stb.
• A rendszerben tárolt tudás révén a folyamatok vezetői monitorozása egyszerűen biztosítható.
• Kezeli az ismert dokumentum és kép formátumokat (doc, xls, pdf, odt, txt, html, jpg, tif, gif, png, ...)
• Dokumentum archiválás végezhető „natív” PDF/A szkennelési eredmény támogatással.
• Kiválóan integrálható más megoldásokkal, amelyek egységes ügyfél- és cím adatkezeléssel, illetve szükség szerint térinformatikai funkciókkal bővítik a rendszert.

vissza a tartalomjegyzékhez

Miben más/több az E-DOSSZIÉ, mint egy dokumentumkezelő rendszer?

• Kiemelkedően felhasználóbarát felületen lehet a dossziékat kezelni, a dokumentumokat csatolni és rendszerezni. Felejtse el az áttekinthetetlen, nehezen kezelhető, űrlapszerű kinézetet!
• Kifinomult jogosultságkezelő rendszere segítségével a felhasználók és csoportok szabadon, az üzleti igények alapján alakíthatóak ki. Ez hatékonyabbá és biztonságosabbá teszi a csoportmunkát.
• Nem kell fénymásolni, és ugyanazt a tevékenységet gépiesen, többszörösen elvégezni, ha egy dokumentum több dossziéba, több üzleti folyamatba is tartozik. Elegendő egyszer meghatározni a dokumentum szerepét és helyét/helyeit.
• Az üzleti igényektől függően lehetőség van kényelmes, szkennelést is támogató grafikus kliens, vagy web felület használatára, akár vegyesen is (pl. ügyintézők a grafikus klienst használják, a vezetők a böngészőt).
• Függetlenül az üzleti folyamat állapotától (egy gombnyomással) elérhető a keresett dokumentum legfrissebb állapota.
• A rendszer sajátos történetiség-kezeléssel rendelkezik: nemcsak a dokumentumok verziózása, hanem a dokumentumokból létrehozott dossziék történetisége is pontosan nyomon követhető.
• A rendszer igazodik a meglévő infrastruktúrához: más adatkezelő, illetve dokumentumtároló rendszerhez is illeszthető, vagy maga is biztosíthatja a közös dokumentumtárolás lehetőségét.
• Rugalmas adaptálhatósága és felépítése révén jól kiszolgálja a már működő folyamatokat, bevezetése nem jár együtt a bevált és jól működő gyakorlatok megváltoztatásával.
• A dokumentumok elektronikus hitelessége többféle módon is biztosított: egyrészt befogadhatóak az eleve hitelesen érkező (elektronikusan aláírt) dokumentumok, másrészt a hiteles másolatkészítési szabályoknak megfelelően akár papír, akár elektronikus (de nem hiteles) dokumentumok hitelesítése is elvégezhető.
• Olyan rendszerkörnyezetet biztosít, hogy az elektronikus aláírást automata is elhelyezheti a dokumentumokon. A hitelesítés nem feltétlenül bonyolult folyamat!
• Az iratkezelést, a dokumentumkezelést és az üzleti folyamatokat nem vezérli, hanem dossziék létrehozása révén ügykezelést segítő és támogató központként működik.
• Nemcsak rendet biztosít, hanem az üzleti folyamathoz történő igazodás révén ellenőrizhetővé teszi a működés hatékonyságát.

vissza a tartalomjegyzékhez

Milyen előnyei lehetnek az E-DOSSZIÉ rendszer bevezetésének?

• Nem "tömegtermék", számos képessége, tulajdonsága egyszerűen testre szabható. Emiatt jóval rugalmasabban kiszolgálja az egyedi üzleti igényeket, mint egy "dobozos rendszer", ugyanakkor jelentősen kedvezőbb árfekvése van, mint egy egyedi megrendelésre készülő szoftvernek.
• Nagyon sok (tényleges, fizikai) papírmunkától szabadít meg. Országos lefedettségű (vagy nemzetközi), sok telephellyel rendelkező vállalatok számára ideális, hiszen szkennelés és csatolás után azonnal láthatóvá válnak a dokumentumok minden érintett számára. Az elektronikus hitelesség garantálja a dokumentumok megbízhatóságát, így csökkenthető/megszüntethető a céges belső postaszolgálat.
• Agyonzsúfolt, űrlapszerű megoldások helyett az ügyintézők egyszerű és esztétikus kezelőfelületen dolgozhatnak, nem kell naponta elővenniük egy 150 oldalas kézikönyvet.
• A vezetők könnyen és gyorsan áttekinthetik a kollégák tevékenységeit, valamint a félbemaradt ügyeket.
• A vállalatoknál, intézményeknél már meglévő iktatórendszerhez, illetve a dokumentum archiváló rendszerhez rendkívül könnyen integrálható. Nincs kétszeri tárolás, kétszeri szkennelés, másolás!
• Sajátos belső felépítésének következtében a párhuzamosan dolgozó kollégáknak nem kell egymásra várniuk az ügykezeléssel, egyszerűen megcsinálják, amit kell, és a rendszer tudja, hogyan kell "összehozni" munkáik eredményét.
• Nincsenek földrajzi korlátok, ezért akár távmunkában is lehet foglalkoztatni a munkavállalókat.

vissza a tartalomjegyzékhez